Для синтетического учета сырья, продуктов и товаров и тары и их движения в кладовых используется активный счет 41 «Товары», суб­счет «Товары на складах» — и это не случайно, так как кладовые вы­полняют функции складов оптовых предприятий, которые получают ценности, хранят их и отпускают другим подразделениям либо для пе­реработки, либо для продажи. По дебету указанного счета отражают поступление ценностей, по кредиту — их выбытие (отпуск в про­изводство или буфеты, списание товарных потерь и т.п.). Дебетовое сальдо счета 41 «Товары» отражает стоимость остатка сырья, товаров и тары в кладовых.

Если на предприятии общественного питания кладовая как само­стоятельное подразделение отсутствует, то продукты могут поступать непосредственно в производственное подразделение — на кухню.В этих случаях их принимают к учету непосредственно на счет 20 «Ос­новное производство».

В зависимости от источника для учета расчетов за поступившие ценности используются счета:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — при поступлении от поставщиков;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при закупках через подотчетных лиц;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при закупках у населения.

Основные проводки по отражению в учете сырья, продуктов и то­варов и тары, поступивших в кладовую предприятия общественного питания, выглядят следующим образом:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму покупной стоимости фактически поступивших сырья, продуктов или товаров, которая определяется на основании сопроводительных до­кументов, включая счета-фактуры, выписанных поставщиком;

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС от покупной стоимости поступивших сырья или товаров.

Если продовольственные товары приобретаются школьными или студенческими столовыми, а также столовыми других учебных заве­дений и медицинских учреждений, финансируемых полностью или частично из бюджета или фонда обязательного медицинского страхо­вания, то НДС, включенный в первичные документы поставщика, включается в расходы этих учреждений (ст. 170 НК РФ). Это отно­сится и к тем предприятиям общественного питания, которые реали­зуют свою продукцию перечисленным выше столовым (в части про­дукции, реализованной этим столовым).

Как правило, сырье, продукты и товары поступают в соответству­ющей таре. Порядок учета операций с тарой рассмотрен в главе 2 учеб­ного пособия. Приведем лишь одну из операций:

Дт 41 «Товары», субсчет «Тара под товаром и порожняя»

 Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость тары.

Напомним, что операции с возвратной тары НДС не облагаются. Поскольку кладовые, как правило, не занимаются реализацией полученных ценностей и, с другой стороны, выполняют функции оп­тового звена, то наценка общественного питания при принятии цен­ностей к учету в кладовой не отражается

При закупке через подотчетное лицо последнему выдается необ­ходимая сумма наличных денег (аванс):

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 Кт 50 «Касса», субсчет «Касса организации».

 Приобретенные ценности принимаются кладовщиками либо на ос-, новании первичных документов, выписанных поставщиком, либо на основании товарной накладной (ф. ТОРГ-12), составленной непосред­ственно в кладовой. Принятие к учету приобретенных ценностей и спи­сание расходов на основании авансового отчета отражается проводкой:

 Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

 Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

 Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму НДС, оп­лаченного подотчетным лицом; при выполнении всех необходимых условий, включая получение от поставщика счета-фактуры, НДС, уплаченный при приобретении ценностей, принимается к вычету;

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

 Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

При закупках продуктов на рынках у населения составляется закупочный акт (ф. ОП-5), в котором должны быть указаны фами­лия, имя, отчество и паспортные данные продавца:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения».

Если лицо, у которого были приобретены продукты, является пред­принимателем, то налоги уплачиваются им самостоятельно; предприятие обязано лишь сообщить налоговым органам о выплаченных ему сум­мах. Если продавец не является предпринимателем, то предприятие должно удержать из суммы, причитающейся продавцу, налог на дохо­ды физических лиц и перечислить его в.бюджет:

Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по закупкам у населения»

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по на­логу на доходы физических лиц».

Транспортные расходы, включенные в счет покупателю, предва­рительно оплаченные поставщиком, как правило, включают в состав издержек общественного питания:

Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки общественно­го питания»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС, исчисленного от суммы транспортных расходов, который после погашения задолженности перед поставщиком и получения счета-фактуры принимается к вычету;

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Порядок отражения в учете недостач или потерь от порчи товаров, выявленных при приемке, зависит от многих факторов (виновники, условия договора поставки, время оплаты и т.д.).

Так, если виновником недостачи или порчи является поставщик, а условиями договора поставки предусмотрен на этот случай отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров и счет поставщика не оплачен до поступления товаров, то сумма платежа уменьшается на стоимость недостающих товаров.

Если недостача или порча продуктов и товаров выявлена при их приемке, а оплата уже произошла, то на сумму недостачи может быть предъявлена претензия поставщику или перевозчику, если потери произошли по его вине:

Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму претензии, равной покупной стоимости недостающих продуктов или товаров и НДС от этой стоимости.

Если договором с этими организациями предусмотрена возмож­ность взыскания штрафных санкций в случае нарушения договорных условий и признания ими своего долга, то сумма санкций также вклю­чается в сумму претензии и отражается дополнительной проводкой:

Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы». Уместно напомнить, что суммы полученных санкций за наруше­ние условий хозяйственных договоров, являются объектом обложе­ния НДС, следовательно:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» — на сумму НДС, выделенного из суммы штрафных санкций, получен­ных или признанных поставщиком.

Причинами недостач могут быть также потери вследствие естествен­ной убыли, ошибок материально ответственных лиц (кладовщиков) при приемке ценностей на складе поставщика, от транспортной орга­низации и др. В таких случаях составляются следующие проводки:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками» — на покупную стоимость не­достающих сырья, продуктов или товаров;

Дт 44 «Расходы на продажу», субсчет «Издержки общественно­го питания»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму

потерь в пределах естественной убыли.

Напомним, что для целей налогообложения потери от естествен­ной убыли не принимаются до тех пор, пока правительством не будут утверждены обновленные нормы таких потерь. Поэтому в таких слу­чаях предприятия общественного питания должны в регистре нало­гового учета учитывать это различие:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму недостачи, возникшей по вине материально ответственного лица и отнесенной за его счет.

По дебету счета 41, субсчет «Товары на складах», кроме товаров, поступивших в организацию общественного питания, отражаются продукты и товары, возвращенные из буфета:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

или из производства;

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

 Кт 20 «Основное производство».

Сырье и продукты из кладовой выдаются в пределах суточной по­требности, рассчитанной в плане-меню (ф. № ОП-2), с учетом остат­ков на кухне на конец предыдущего дня. План-меню составляется накануне, подписывается заведующим производством, утверждается руководителем предприятия общественного питания и по содержа­нию представляет собой перечень наименований (с краткой характе­ристикой) блюд с указанием их номеров согласно Сборникам рецеп­тур или по технико-технологическим картам, техническим условия­ми и количеству порций, запланированных к выпуску. В плане-меню блюда записываются в такой последовательности: закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д.

Кладовые предприятий общественного питания отпускают продукты на производство (в кухню) на основании требований (ф. № ОП-3), в которых указывается необходимое количество продуктов (сырья) на предстоящий день, с учетом остатков сырья на кухне на начало дня.

Отпуск сырья (продуктов) на кухню и товаров в буфеты оформля­ется накладной на отпуск товара (ф. № ОП-4). Как правило, учетные цены на производстве и в буфетах отличаются от цен кладовой, по­этому стоимость отпущенных ценностей указывается в накладной в двух оценках: по ценам, применяемым в кладовой (по учетным це­нам), и на производстве или в буфете (по продажным ценам). При отпуске продуктов из кладовой в производство (на кухню) первая бух­галтерская запись составляется по учетным ценам кладовой

     Дт 20 «Основное производство»

Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах»

и затем

Дт 20 «Основное производство»

Кт 42 «Торговая наценка» — на сумму наценки общественного питания.

На стоимость отпущенных из кладовой товаров в буфеты, мелко­розничную торговую сеть, магазины кулинарии по учетным ценам кла­довой составляют проводку:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

 Кт 41 «Товары», субсчет «Товары на складах».

Если товары в буфете учитывают с торговой наценкой, то делается дополнительная запись:

Дт 41 «Товары», субсчет «Товары в розничной торговле»

 Кт 42 «Торговая наценка».

Аналитический учет сырья, продуктов и товаров ведет кладовщик или другой работник (материально ответственное лицо) в порядке, принятом на предприятиях оптовой торговли. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров.

Сырье, продукты и товары можно хранить по партиям (если тре­буется строгое соблюдение очередности отпуска) или по наименова­ниям, сортам и категориям. Под партией понимается количество то­варов, поступивших одновременно по одному транспортному доку­менту. Соответственно способы аналитического учета ценностей в кладовой называются партионным и сортовым.

При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет сырья, продуктов и товаров, как правило, только в натуральных измерителях на основании приходных и расходных товарных доку­ментов. Можно вести учет движения ТМЦ в натуральных и стоимост­ном измерителях одновременно.

При партионном способе хранения ценностей должны быть обес­печены следующие условия: раздельное хранение каждой партии; сво­бодный подход к продуктам и товарам; невозможность смешивания продуктов и товаров из разных партий. На каждую партию товаров выписывается партионный ярлык (карта), в котором указываются:

номер партии; наименование товара;

даты его выработки и поступления;

предельный срок хранения; количество мест и масса;

номера расходных документов и количество отпущенного товара;

состояние качества товара при контрольных осмотрах в процессе хранения.

Партионные ярлыки (карты) регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером дан­ной партии. Ярлык прикрепляют к одному из мест соответствующей партии товаров; номер проставляется на каждом товарном месте. Один экземпляр партионного ярлыка (карты) остается на складе (в кладо­вой) и служит регистром складского учета товаров, а другой передают в бухгалтерию. По мере отпуска сырья и товаров материально ответ­ственное лицо указывает в ярлыке (карте) дату отпуска, номер рас­ходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одно­временно в расходном документе указывают номер партии.

При полном использовании продуктов или товаров одной партии товарный ярлык (карту) сдают в бухгалтерию вместе с другими доку­ментами (акт об израсходовании товаров по партии) для проверки. Если при проверке поданной партии выявляется недостача сырья или товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет издержек общественного пи­тания, а сверх норм естественной убыли — взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки сырья и товаров, выявленные при про­верке, включают в состав внереализационных доходов.

Партионный учет, обеспечивая возможность выявления недостач или излишков сырья и товаров сразу после отпуска каждой партии, способствует усилению контроля сохранности и качества ценностей. Вместе с тем партионный учет имеет ряд недостатков:

менее рационально используются площадь кладовой и емкость хранилищ;

снижается оперативность управления товарными запасами, поскольку одинаковые продукты или товары могут храниться в нескольких местах (в разных партиях), а следовательно, остатки по ним отражаются в нескольких партионных картах (ярлыках).

При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный продукт или товар одного наименования (сорта) присоединяют к ра­нее поступившим товарам и продуктам того же наименования и сор­там. Учет продуктов, товаров и сырья при сортовом способе матери­ально ответственные лица ведут по наименованиям, сортам, количе­ству и учетным ценам в товарной книге кладовщика или на карточках количественно-стоимостного учета (ф. ТОРГ-28). В книге на каждое наименование, сорт, категорию продуктов и тары отводится одна или несколько страниц (в зависимости от числа записей). Книга и кар­точки выдаются материально ответственному лицу в пронумерован­ном виде под расписку. Записи выполняют на основании первичных документов (приходных и расходных) только по количеству. Правиль­ность записей в товарной книге (карточках) регулярно проверяется бухгалтерией или собственником. Для этого сопоставляются записи в первичных документах и в товарной книге (карточках), а также про­веряется правильность выведенных остатков по каждому наименова­нию (сорту) продуктов. Правильность записей подтверждается под­писью на товарном отчете лица, проводившего проверку.

По окончании месяца и на дату инвентаризации материально ответственное лицо по данным товарной книги (карточек) составляет Ведомость учета остатков продуктов и товаров на складе (в кладовой)по форме ОП-16. Ведомость проверяется бухгалтером или собствен­ником, правильность выведенных остатков подтверждается их под­писью. Общая стоимость продуктов и товаров на конец месяца или на дату инвентаризации сверяется с данными бухгалтерии и подписыва­ется материально ответственным лицом и бухгалтером или собствен­ником.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод, при котором кладовщик ведет аналитический учет продуктов и товаров только в натуральных измерителях, а бухгалтер — только в денежном измерителе. Периодически (например, раз в неделю) дан­ные кладовщика об остатках продуктов и товаров сверяются с данны­ми бухгалтерии об остатке на счете 41 «Товары», субсчет «Товары на складах». Если обнаруживаются расхождения, то устанавливается и устраняется их причина.

При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) методе значительно упрощается и ускоряется ведение аналитического учета товаров: уст­раняется дублирование записей, отпадает необходимость в составле­нии ромоздких оборотных ведомостей, ускоряется выявление резуль­татов инвентаризации.