Уровни управления организацией

В хозяйственных обществах можно выделить четыре уровня управления. Первый уровень – общее собрание (стоит во главе общества). Второй уровень – совет директоров и совет трудового коллектива. Третий уровень – исполнительный орган: правление и его председатель, в условиях единонаначалия – генеральный директор. Четвертый уровень – руководители служб и подразделений.

Структурные подразделения организации

На практике в построении организационных структур организации доминирует функциональный подход. В рамках функциональной структуры существуют основные, вспомогательные и обслуживающие подразделения.

Организационные документы

Организационные документы являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой. Они содержат нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы определяют:

  • организационно-правовую форму организации, структуру управления;
  • штатную численность, состав (номенклатуру) должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей;
  • полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;
  • правомочия совещательных органов управления организацией;
  • регламент деятельности аппарата управления организации;
  • лицензирование деятельности;
  • режим работы и системы охраны;
  • организацию и оценку труда работников;
  • правила реорганизации организации;
  • порядок ликвидации организации.

Организационные документы: устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).

 Документооборот

В организациях различают три потока документов. Входящие – документы, поступающие из других организаций. Исходящие – документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние – документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.

Работа с документами может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

По объему документооборота организации принято делить на категории:

1-ая категория – организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; …

4-ая категория – организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

  • автор документа (корреспондент);
  • наименование документа;
  • дата документа;
  • номер документа;
  • дата поступления документа в организацию;
  • Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;
  • заголовок документа и его краткое содержание;
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
  • отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа.

Номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – документ постоянного хранения.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которые заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные.

Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом оформленная, имеют равную силу. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат.

Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления.

Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих – означает их выверку на соответствие российскому законодательству.

Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации.