Налоговый учет по налогу с доходов физических лиц – это предусмотренная законодательством о налогах и сборах процедура учета и предоставления сведений о доходах и удержанных суммах налогов налоговыми агентами налоговым органам или налогоплательщикам.

В соответствии с п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, установленной ФНС РФ. Учет доходов ведется в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ. Сведения о доходах и суммах налогов налоговые агенты обязаны предоставлять не только налоговым органам, но и налогоплательщикам. Так, согласно п. 3 вышеназванной статьи налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной ФНС РФ.

По итогам года организация должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц. Для этого нужно оформить справки по форме N 2-НДФЛ. Форма этой справки утверждена приказом ФНС России от 25 ноября 2005 г. N САЭ-3-04/616@.

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым организация выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физическим лицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Если полученный доход работника не облагают НДФЛ, его не нужно отражать в справке.

Справку оформляют отдельно по ставкам налога.

Форму N 2-НДФЛ заполняют на основании данных налоговой карточки по учету доходов и налога (форма N 1-НДФЛ). Такую карточку необходимо  вести по каждому сотруднику. Бланк этого документа утвержден приказом ФНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

Отчитаться по НДФЛ организация должна до 1 апреля года, следующего за отчетным. Однако в некоторых случаях сделать это нужно не позднее одного месяца со дня получения работником дохода.

Так поступить необходимо:

если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме;

если срок, в течение которого налог может быть удержан, превышает 12 месяцев.

Такие правила установлены в пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса.

Справки можно сдавать в налоговую инспекцию двумя способами.

1. Предприятие может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке или распечатав на принтере). Однако воспользоваться таким методом можно, если в организации работают менее 10 человек.

Кроме справок нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приказе МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

2. Предприятие  может сдать справки на дискете.

Дискету с заполненными справками и два экземпляра реестра нужно сдать в налоговую инспекцию.

Приказом МНС России от 15.06.04 г. N САЭ-3-04/366@ утверждены формы деклараций по налогу на доходы физических лиц N 3-НДФЛ (в части доходов, полученных с 1 января 2004 г.) и N 4-НДФЛ (в части доходов, полученных с 1 января 2005 г.), а также инструкция по их заполнению.

Налоговая декларация по форме N 3-НДФЛ  является итоговой декларацией и представляется за соответствующий налоговый период. В ней налогоплательщики указывают все полученные ими в налоговом периоде доходы, источники их выплаты, налоговые вычеты, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, суммы фактически уплаченных в течение налогового периода платежей на основании налоговых уведомлений, и суммы налога, подлежащие уплате (доплате) или возврату из бюджета.

Налоговая декларация по   форме  4-НДФЛ, которая  впервые начала применяться с 2005 года, предназначена для отчета предпринимателей, адвокатов и нотариусов, которые должны отразить доходы, планируемые к получению  в текущем году.

 На основании этих данных инспекция рассчитывает сумму авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц. Затем предпринимателю высылают налоговое уведомление и квитанцию на оплату.