Инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке в следующих случаях:

1) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

2) при смене материально-ответственных лиц;

3) при обнаружении фактов хищения и крах материальных ценностей;

4) в последствии стихийных бедствий и прочих форс-мажорных обстоятельств.

План и сроки проведения инвентаризации по объектам учета должны быть закреплены в приказе об учетной политике предприятия, при этом надо учитывать, что инвентаризация основных средств может проводиться не реже 1 раза в 3 года.

Инвентаризация товаров, материальных ценностей – не реже 1 раза в год.

Инвентаризация денежных средств – ежемесячно.

В соответствии с приказом руководителя предприятия, в котором указывается председатель и члены инвентаризационной комиссии проводится инвентаризация с оформлением следующих документов:

в инвентаризационных описях, которые являются унифицированными формами, отражается фактическое наличие материальных ценностей по объектам учета (ИНВ1 – ИНВ 26). Например при инвентаризации основных средств заполняется форма ИНВ1.

после проверки наличия всех материальных ценностей инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и результаты сверяются с данными БУ;

в случае нахождения отклонений устанавливаются причины, после заполнения сличительных ведомостей, которые должны быть оформлены при выявлении недостачи;

после этого руководители организации устанавливают порядок списания обнаруженных недостач;

В результате инвентаризации могут быть выявлены и излишки материальны ценностей, которые должны быть оприходованы.

Причины возникновения недостач:

— пересортица – возникновения недостачи одного вида или сорта материальных ценностей за счет избытка на такое же количество другого сорта материальных ценностей.

— естественная убыль – изменение учетных показателей товарно-материальных ценностей вследствие физико-химических свойств, протекающих в них (например: усушка, утруска)

— кражи и хищения;

— стихийные бедствия.

Факт обнаружения недостачи отражается проводкой дебит счета 94, кредит счета 06, 10, 41, 43, 50 и т. д. Кроме случая пересортицы. Зачет может быть произведен только в аналитическом учете.

В зависимости от причин недостачи могут быть сформированы следующие проводки:

Дт 20, 44 Кт 94 — естественная убыль в пределах норм:,

Дт 91 Кт 94 — естественная убыль сверх норм

Дт 73 Кт 94 — кражи и хищения и установлены виновные лица

Дт 91 Кт 94 —  кражи и хищения и не установлены виновные лица

Дт 99 Кт 94 — стихийные бедствия

Факт оприходования излишков материальных ценностей отражается проводкой Дт 10, 41 и т.д. Кт 91

Помимо инвентаризации имущества должна проводиться инвентаризация обязательств, т.е. дебиторской и кредиторской задолженности, ее результаты должны быть отражены в унифицированной форме ИНВ17. В случае обнаружения обязательств с истекшим сроком исковой давности (3 года) они подлежат списанию.

Дебиторская задолженность списывается в следующем порядке:

— Дт 91 Кт 62 — списана дебиторская задолженность с истекшим сроком ;

Дт 76/НДС Кт 68/НДС – начислен НДС по списанной дебиторской задолженности, если выручка учитывалась по оплате.

Кредиторская задолженность списывается следующим образом:

Дт 60 Кт 91 – списана просроченная кредиторская задолженность.

Дт 91 Кт 19 – списан НДС по приоритетным ценностям по этой задолженности.