Проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется, как правило, сплошным методом.

В соответствии с направлениями расходования подотчетных сумм проверка проводится по 2 основным направлениям:

I. Проверка командировочных расходов рассматривает следующие вопросы:

1. наличие приказов о направлении работников в командировки с указанием их должностей, сроков командировки, места назначения и целей командировки;

2. наличие командировочных удостоверений с аналогичными данными. В случае продления срока командировки в командировочном  удостоверении должна быть проставлена соответствующая виза руководителя организации. В командировочном удост-оверении должны быть проставлены также отметки по прибытию и убытию командированного лица, причем даты прибытия и убытия должны совпадать с датами прибытия и убытия, указанными в проездных билетах или путевых листах водителей;

3. наличие и правильность оформления авансовых отчетов по командировкам с указанием ФИО подотчетного лица, его должности, видов и сумм произведенных расходов. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами: проездными билетами, квитанциями на проживание в гостинице. Если в командировочные расходы включаются дополнительные расходы (пример, оплата дополнительного багажа, оплата телефонных переговоров, отправки посылок, телеграмм и т.п.), то квитанции об этих расходов должны визироваться руководителем организации. Кроме того, елси в квитанциях на проживание в гостинице указана стоимость питания, то она должна вычитаться из расходов. В сумму командировочных расходов включаются также суточные расходы. Аудитору следует проверить правильность подсчета общих сумм командировочных расходов.

4. своевременность составления авансовых отчетов и своевременность сдачи остатка неиспользованных подотчетных сумм (не позднее 3 дней после возвращения из командировки)

II. При проверке подотчетных сумм, использованных на хозяйственные нужды (на приобретение ГСМ, на представительские расходы, на приобретение канцтоваров и т.п.) аудитору следует рассмотреть следующие вопросы:

1. наличие списка лиц, имеющих права на получение подотчетных сумм;

2. наличие авансовых отчетов подтверждающих расходы с приложением к ним документов: товарных чеков, квитанций, счетов и т.п. Чеки ККМ могут прилагаться в том случае, если в них есть необходимые реквизиты: наименование приобретенного товара, его цена, количество и стоимость. При отсутствии этих данных к чеку должен прилагаться товарный чек или копия чека с указанием соответствующих данных;

3. аудитору следует проверить полноту оприходования приобретенных ТМЦ, выполненных работ и услуг.

При необходимости аудитор может провести инвентаризацию приобретенных ценностей, путем осмотра проверить факт выполнения работ, услуг. Если приобретенные ТМЦ списаны, аудитору надо проверить наличие акта на списание и иных документов, подтверждающих списание. Например, списание ГСМ подтверждается путевыми листами автомобилей, где указывается пробег и норма списания.

Аудитору следует выявлять факты непосредственного списания на расходы по авансовым отчетам приобретенных ТМЦ (проводка Д 20 или 26 К 71). Такое допускается лишь в случаях списания канцелярских принадлежностей на незначительную сумму.

При приобретении производственных материалов, они должны в обязательном порядке приходоваться по бухгалтерскому учету.

Если работы, услуг выполнялись вне пределов аудируемой организации (ремонт и обслуживание автомобилей, другие услуги), то аудитор может направить запрос в ту организацию, которая выполняла услуги для подтверждения факта оплаты и факта выполнения работ, услуг.

В том случае, если ТМЦ приобретаются у физических лиц, не являются предпринимателями, то с ними должен состовляться закупочный акт, в котором указываются: ФИО продавца, адрес, место жительства, паспортные данные, ИНН, наименование приобретенных ценностей, их количество, цена и стоимость. Аудитор должен проверить соответствие стоимости приобретенных ценностей уровню рыночных цен. Также должен проверить сообщалась ли информация о продавце налоговым органам;

4. проверить соблюдение подотчетными лицами нормы расчетов с юридическими лицами (не более 60 тыс. руб. за 1 сделку);

5. своевременность составления авансовых отчетов и своевременность сдачи остатка неиспользованных подотчетных сумм;

Для подотчетных сумм, выданных на хозяйственные нужды, сроки составления авансовых отчетов и сроки возврата устанавливаются учетной политикой организации. Если таких положений в учетной политике нет, то аудитору надо дать рекомендацию по их включению.

Аудитору следует выявлять факты необоснованной выдачи подотчетных сумм с целью авансирования или кредитования работников. Факт авансирования или кредитования подтверждается последующим удержаниям подотчетной суммы из зарплаты или внесением всей подотчетной суммы в кассу организации.

6. проверить факты необоснованной выдачи подотчетных сумм при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным суммам.

В случае выявления таких нарушений (п.5, п.6) аудитору следует дать рекомендации руководству аудируемого лица об усилении внутреннего контроля за выдачей, использование и учета подотчетных сумм.