Инвентаризация на торговых предприятиях и предприятиях общественного питания проводится в сроки, установленные руководите­лем торгового предприятия и указанные в учетной политике, но не реже одного раза в год. Кроме того, инвентаризации могут проводиться по требованию вышестоящих организаций, налоговых и следствен­ных органов.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осу­ществляется и в прикрепленных к нему палатках, киосках, павильо­нах и пр. Если магазин имеет склады, отделы и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, не закрывая магазин.

Перед началом инвентаризации магазина его закрывают, обслуживая только покупателей, находящихся в торговом зале. При этом опера­ции с ТМЦ прекращаются, все подсобные помещения пломбируют. Вместе с тем с согласия руководителя и представителя комиссии мо­гут быть отпущены до начала инвентаризации товары первой необхо­димости для продажи с лотков или в мелкорозничной сети.

Инвентаризация на розничных торговых предприятиях начинает­ся с проверки денежных средств в кассе, а при ее отсутствии — на руках у продавцов. Такую проверку оформляют актом снятия остат­ков кассы в магазине и фиксируют на титульном листе инвентариза­ционной описи. Кассир на момент инвентаризации составляет кассо­вый отчет и передает его для проверки и визирования документов пред­седателю комиссии. Определяют результат по кассе (недостачу, излишек), который отражают в акте.

Председатель комиссии и счетный работник проверяют и визиру­ют товарные отчеты и все приходные и расходные документы, прило­женные к нему, и ставят штамп «До инвентаризации». С материально ответственного лица берут подписку приблизительно следующего со­держания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентари­зационной описи с № _ по № _, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентари­зационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении». Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименовани­ям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов комиссии, кото­рые перевешивают, пересчитывают, перемеривают все товары; нераспакованные товары распаковывают. Если распаковка товара может вызвать понижение его качества, то массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентаризационной описи-акте.

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торгового предприятия.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бух­галтерии в торговле (в мелкорозничной сети — не позднее следующего дня после ее окончания; по магазинам — в трехдневный срок). На складах оптовых предприятий и предприятий общественного питания, где ведется количественно-суммовой учет, окончательный результат инвентаризации оформляется на основании сличительной ведомости.

При выявлении недостачи бухгалтер рассчитывает по нормам ес­тественную убыль (при наличии норм), и потери в пределах факти­ческой суммы недостачи списывают на расходы торгового предприя­тия (издержки обращения). При списании недостач и потерь от ес­тественной убыли следует помнить, что согласно письму ГНС РФ от 24 сентября 1997 г. № ВП-6-13/675, действующему с 1998 г., списание потерь товаров от естественной убыли на издержки обращения в торговых организациях проводиться не должно. Основанием для этого письма послужило письмо МВЭС и торговли РФ от 25 июля 1997 г. № 45-09/364. Разъяснения Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России от 26 августа 1997 г. № 16-00-17-50 и Департамента налоговой политики Минфина России от 18 сентября 1997 г. № 04-02-11/1 обязали предприятия и организации всех форм собственности во избежание штрафных санкций внести соответствующие исправления и перерасчеты по платежам в соответствующие бюджеты. Правительство РФ постановлением от 12 ноября 2002 г. № 814 поручило отраслевым министерствам и ведомствам разработать нормы естественной убыли, отвечающие современным условиям хозяйствования. Однако 31 марта 2003 г. Министерство экономического развития и торговли утвердило своим приказом № 95 пока только «Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли». Поэтому до утверждения новых норм естественной убыли торговые предприятия, рассчитывающие эти потери по старым правилам, не могут их списывать в уменьшение налоговой базы, так как налоговы*-ми документами они не признаны.

Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном порядке. Излишки товаров и тары приходуются в состав внереализационных доходов предприятия. Результат инвентаризации тары оформляют составлением сличительной ведомости в количественно-стоимостном выражении по каждому виду тары в отдельности. Бухгалтер обязан ознакомить мате­риально ответственное лицо со сличительной ведомостью под распискув ведомости.

По распоряжению руководителя выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем средний месячный заработок работника (каждого члена бригады при коллективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отказался погасить его добровольно.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой ин­вентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. По результатам инвентаризации составляются следующие бухгалтерские проводки:

Дт 20 «Основное производство»

Дт 41 «Товары», соответствующий субсчет

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» — сумма выявленных излишков товаров относится в доход предприя­тия;

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 41 «Товары», соответствующий субсчет

Кт 20 «Основное производство» — отражена сумма выявленной

недостачи товаров.

В связи с выявлением недостачи товаров у торгового предприятия возникает необходимость восстановления задолженности перед бюд­жетом по НДС, который был принят к вычету в момент приятия това­ров к учету:

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»

Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям» — метод «красного

сторно»;

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям» — на сумму НДС по недостающим ТМЦ, который был ранее принят к вычету и подлежит

списанию за счет других источников Недостачи могут быть списаны в дальнейшем за счет различных источников. Как правило, потери товаров сверх установленных норм относятся за счет виновных материально ответственных лиц, что отражается записью:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если торговое предприятие или предприятие общественного пи­тания учитывает товары по продажным ценам, т.е. с торговой нацен­кой, то должно быть составлено еще несколько проводок по отраже­нию торговой наценки, приходящейся на недостающие ценности:

Дт 42 «Торговая наценка» Кт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — на сумму наценки, приходящейся на недо­стающие ценности.

Инструкция к Плану счетов бухгалтерского учета предлагает спи­сывать сумму наценки, приходящейся на недостающие товары так же, как и наценку, приходящуюся на реализованные товары, методом «крас­ного сторно». С методической точки зрения это неверно, так как на­ценка, приходящаяся на недостающие товары, — это потерянный для предприятия доход: товары не могут быть проданы, значит, и наценка не может быть реализована. Методом «красного сторно», наоборот, отражается реализованная наценка, т.е. превратившаяся в валовой доход предприятия. Предприятие вправе предусмотреть в своей учетной по­литике возможность списания торговой наценки, приходящейся на недостающие товары, по дебету счета 42 «Торговая наценка», как того требует назначение и экономическое содержание этого счета.

Получение письменного распоряжения руководителя предприятия о взыскании суммы недостачи с материально ответственных лиц бу­дет отражено в учете:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Сумма причиненного ущерба может быть погашена внесением ма­териально ответственным лицом наличных денег в главную кассу пред­приятия, или удержанием соответствующей суммы из его заработной платы (с учетом правил, установленных ТК РФ, — см. раздел 1.4):

Дт 50 «Касса», субсчет «Касса организации»

или

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

После этих проводок у предприятия появляется внереализацион­ный доход, равный сумме наценки, приходящейся на недостающие товары:

Дт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между сум­мой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимос­тью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

При отсутствии виновных лиц (например, на основании постанов­ления суда или в связи с закрытием уголовного дела, заведенного орга­нами внутренних дел по факту кражи) недостачи сверх нррм прини­маются в уменьшение налогооблагаемой прибыли и фиксируются за­писью:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При инвентаризации в комиссионной торговле размер понесен­ного ущерба в результате хищения или недостачи товаров определя­ется по продажным ценам. Списание суммы недостач товаров в ко­миссионном магазине, выявленной в результате инвентаризации, от­ражается записью:

Кт 004 «Товары, принятые на комиссию».

Сумма задолженности комитенту (цена товара, указанная в дого­воре комиссии) выплачивается комитенту и отражается следующей проводкой:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с комитентами»;

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам  ценностей» — на разницу между продажной ценой товара и суммой, подлежащей выплате комитенту.f

Списание недостачи товаров за счет виновных лиц отражается записью:   ,

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет: «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму недостачи по продажным ценам.

Сумма поступивших денег в кассу от виновного лица на сумму не­достачи товаров по продажным ценам фиксируется проводкой:         ,

Дт 50 «Касса» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

После этого разница между стоимостью товара, оплаченной винов­ным лицом, и суммой, выплаченной комитенту, отражается записью:

Дт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между сум­мой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимос­тью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».