Прием наличных денег кассами организаций (главными кассами) оформляется приходными кассовыми ордерами, подписанными глав­ным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом вносителю денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. При поступлении наличных денег из банка в кассу предприя­тия также оформляется приходный кассовый ордер. При этом квитанция подкладывается к соответствующей выписке банка из расчетного счета. Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года; проставляется также дата оформления ордера. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» проставляется кре­дитуемый в данной операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка; ниже указывается наименование юридического лица или физического лица, от которого получены средства. В строке «Основа­ние» дается ссылка либо на приказ руководителя, либо на заявление работника, либо на другой документ.

Кассовые ордера составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, название которых в кассовом ордере указывается в строке «Приложения».Выдача наличных денег из кассы предприятий проводится по рас­ходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и др.). Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными. При выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель собственноручно указывает полученную сумму прописью. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Деньги кассир может выдать только лицу, по­именованному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если деньги выдают по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег кассир указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах за соответствующий день как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может проводиться только в день составления ордеров. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после выдачи заработной платы и приравненных к ней платежей.

Все поступления и выдачи денег предприятия надлежат регистрации в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, листы в которой должны быть пронумерованы, прошну

рованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой и нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге; вторые экземпляры должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу в кассу и по расходу из кассы и выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня). В бухгалтерию в качестве отчета кассира передается второй отрывной лист из кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проставляет номера корреспондирующих счетов, проверяет правильность арифметических действий. Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В условиях применения автоматизированной формы учета оформление кассовых ордеров, ведение журнала регистрации приходных и расходных и кассовых ордеров и кассовой книги осуществляется на компьютере. В этом случае листы кассовой книги ежедневно распечатываются и по окончании отчетного периода (месяца, квартала, года — в зависимости от объемов кассовых операций на предприятии) сшиваются в книгу с последующей прошивкой листов и опечатыванием.

Как уже говорилось, кассир ежедневно передает в бухгалтерию в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения учетного регистра по счету 50 «Касса». При этом каждый отчет кассира формирует одну строку данного регистра. В конце отчетного месяца подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 «Касса» и, используя начальный остаток средств на начало месяца, выводят остаток на конец месяца. Сумма сальдо по счету должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.

По окончании рабочего дня главный (старший) кассир сдает подготовленную выручку инкассатору для доставки в банк и последующего зачисления на расчетный счет торгового предприятия. В бухгал­терском учете суммы сданной инкассаторам выручки учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм денежных средств являются квитанции учреждений банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки в торговом предприятии является договорная форма с участием представителя банка — инкассатора. Выручка передается инкассатору в установленное банком время. До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и перевя­зывая. Передачу выручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительной ведомости, составляемой в двух экземплярах. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты для зачисления средств. Оборотная сторона ведомости, содержащая покупюрный перечень всей передаваемой выручки, позволяет проконтролировать сумму. Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в денежную сумку с уложенными туда подобранными деньгами, после чего пломбирует ее. Сумка передается инкассатору в обмен на пустую сумку с тем же номером и вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир указывает в соответствующем журнале регистрации сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который, кроме того, фиксирует дату и время приема средств. Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что указана в препроводительной ведомости. При обнаружении несоответствия сумм либо неплатежных денежных знаков работники банка в одностороннем порядке составляют акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.